Comment effectuer l'archivage des documents ?
Concernant les modalités d’archivage des documents, il faut différencier la durée d’utilité administrative DUA c’est-à-dire l’archivage dans votre service ou un endroit proche directement accessible et l’état des archives après la DUA.
Vous trouverez dans la partie ressources, 2 textes anciens mais encore en vigueur. Ces textes ne tiennent pas compte des possibilités de dématérialisation.
- Circulaire sur le tri et la conservation des archives des établissements publics de santé pour les documents produits par les services chargés de la gestion du personnel et de la formation (document réglementaire)
- Instructions de tri et de conservation pour les archives produites et reçues par les écoles paramédicales (document réglementaire)
Le fonctionnement administratif entre le CESU et le service de formation continue a un impact sur vos modalités d’archivage et doit être discuté en interne. Exemple : la convention doit être archivée dans le service émetteur de la facture ; si ce n’est pas le CESU alors vous n’auriez pas besoin de l’archiver mais pour des aspects pratiques de fonctionnement vous pouvez décider d’en garder une copie durant la DUA.
Nous vous proposons la synthèse suivante dans le cadre de l’AFGSU
Document | Durée DUA | Après DUA | Commentaire |
Convention | 5 ans | Conservation au | |
Convocation | Année civile | ||
Emargement | 5 ans | 10 ans | |
Attestation de | Année civile | Destruction | |
Diplôme | 4 ans : validité de l’AFGSU | Conservation | Conservation |
Questionnaire de satisfaction | Selon tableau de suivi des actions | Selon procédure qualiopi | |
Evaluation du candidat | 4 ans : validité de l’AFGSU | ||
Copie CNI | Année civile | Destruction |